دانشگاه علوم پزشکی گلستان

  برنامه ریزی اصلاح حساب موجودیها

   1- مفاهیم اساسی موجودیها در استاندارد های حسابداری :

  1-1- تعاریف :

  موجودیها : دارایی های است که در یک مقطع زمانی خاص در مالکیت واحد اقتصادی بوده وبه منظور فروش در آینده ویا فرآیند ارائه خدمات نگهداری می شود.

  2-1- شناسایی وارزشیابی موجودیهای کالا در پایان سال مالی فرآیند پیچیده ای بوده که مستلزم بکارگیری موارد ذیل می باشد :

  · اندازه گیری مقادیر موجودیها

  · اندازگیری ارزش حسابداری موجودیها

  · فرض جریان هزینه یا اقلام بهای تمام شده که باید انتخاب و بکار گرفته شود

  1-2-1-اندازه گیری مقادیر موجودیها:

  مقادیر موجودیها از طریق سیستم ها و روشهای زیر تعیین می شود:

  1. سیستم ثبت ادواری موجودیها

  در این روش موجودیها در پایان دوره ای که صورتهای مالی تهیه می شود بطور عینی شمارش می شود.

  2. سیستم ثبت دائمی موجودیها

  در این روش عملیات وارده ها وصادره های موجودیها در تمام طول سال برای هریک از اقلام موجودیها بطور جداگانه در کارتهای معین حساب ثبت می شود.سیستم ثبت دائمی موجودیها در مقایسه با سیستم ادواری مبنای بهتری برای کنترل فراهم می آورد.

  هر واحد اقتصادی صرفنظر از بکار گیری سیستم ثبت موجودیها حداقل سالی یک بار باید نسبت به شمارش عینی موجودیها اقدام نماید.شمارش مستمر در طی سال مالی موجودیها در واحد های که دارای کالاهای متعدد یا کالا های گرانبها میباشند، مطلوب ومناسب است. ثبت رویداد های مالی در هر یک از روشهای ادواری و دایمی دارای تفاوت های می باشد که در جدول زیر به آن اشاره شده است:

  2-2-1-اندازگیری ارزش حسابداری موجودیها

  مخارجی دربهای تمام شده موجودیها منظور می شودکه ارتباط مستقیمی با موجودیها داشته باشد ،برخی از هزینه هایی که می توان بین آن هزینه ها وموجودیها ارتباط برقرار کرد بشرح زیر می باشد :

  · هزینه های حمل به داخل

  · تخفیفات نقدی خرید با توجه به نحوه عمل آن حسابداری

  · بهای خرید موجودی یا بهای تمام شده آن

  مبنای اصلی ارزشیابی موجودی ها به شرح زیر است :

  الف-بهای تمام شده

  ب- انحراف از مبنای بهای تمام شده

  شامل :

  1- اقل بهای تمام شده یا قیمت بازار

  2- ارزش خالص بازیافتنی

  3- ارزش جایگزینی یا ارزش جاری

  4- قیمت فروش

  3-2-1- فرض جریان هزینه

  جریان موجودیها : این موضوع شامل انتخاب یکی از روشهای مربوط به جریان موجودیها است. یعنی انتخاب فرض مناسبی برای بهای تمام شده اقلامی که مصرف می شود. روشهای پذیرفته شده اصلی در این خصوص عبارتند از :

  الف- روش شناسایی ویژه

  ب- روش میانگین

  ج- روش اولین صادره از اولین وارده

  د- روش اولین صادره از آخرین وارده

  2-کنترلهای داخلی مربوط به حساب موجودیها

  هدف اصلی از استقرار کنترلهای داخلی در مورد موجودیها در دانشگاههای علوم پزشکی حصول اطمینان از استفاده صحیح وموثر از موجودیها است.برای دستیابی به این هدف تحصیل وعملیات بعد از تحصیل موجودیها، باید مبتنی بر سیستم کنترلهای داخلی با مبانی زیر باشد:

  1. خرید موجودیها مبتنی بربودجه دانشگاه باشد.

  2. خرید موجودیها توسط واحد درخواست کننده توجیه شده وبه تصویب مدیریت یا واحد مربوطه برسد.

  3. خرید موجودیها توسط واحد تدرکات وبا رعایت آیین نامه معاملات صورت پذبرد.

  4. خرید موجودیها به میزان بهینه صورت گیرد به گونه ای که ضمن اجتناب از بروز خلل در عملیات جاری از ایجاد موجودیها مازاد وبلااستفاده جلوگیری شود.

  5. حفاظت از انبارها به نحو مناسبی انجام شود ودسترسی به انبارها تابع ضوابط مشخص باشد.

  6. اقلام موجودیها به طور مناسب کد گذاری ، قفسه بندی وطبقه بندی شده به گونه که به سهولت قابل ردیابی باشد.

  7. مقادیر موجودیها بطور ماهیانه شمارش شده و با اطلاعات منعکس در دفاتر حسابداری انبار مطابقت داده شده ومغایرتهای احتمالی در اسرع وقت رفع گردد.

  8. موجودیها در پایان سال مالی ارزشیابی شود هرگونه کاهش ارزش احتمالی شناسایی شود.

  9. ورود وخروج اقلام موجودیها به انبار متکی به صدور فرم رسید وحواله انبار باشد.

  10. کلیه انبارها با ضوابط از قبل تعیین شده وبا حضور حسابرس مستقل در پایان سال مالی انبار گردانی شود.

  11. مصرف موجودیها با کسب مجوز از مسئولین ذیصلاح وبا تکمیل فرمهای مشخص صورت گیرد.

  12. مصرف موجودیها با شناسایی مراکز هزینه مربوطه وانعکاس در سرفصل های مناسب انجام شود.

  13. موجودیها به طور مناسب تحت پوشش بیمه ای قرارگیرد .

  3- تفاوت رویکردهای حسابداری به روش نقدی وتعهدی به حساب موجودیها

  روش ثبت وطبقه بندی حساب موجودیها در هر واحد اقتصادی مبتنی بر روش حسابداری آن می باشد . در هریک از رویکرد های حسابداری تعهدی یا نقدی روش ثبت وطبقه بندی حساب موجودیها متفاوت می باشد.برخی از تفاوت های رویکرد نقدی وتعهدی در حسابداری موجودیها بشرح ذیل می باشد:

  4- ضرورتها ومزیت های اصلاح حساب مو جودیها در دانشگا ههای علوم پزشکی و واحد های تابعه

  1-4- ضرورتهای اصلاح حساب مو جودیها

  بررسی های انجام شده در دانشگاه های علوم پزشکی و واحد ها تابعه ونیز بیمارستانهای مستقل نشان می دهد که در اغلب موارد اطلاعات مربوط حساب موجودیها بطور اصولی تهیه ونگهداری نمی شود و همزمان با اصلاح حساب موجودیها ، لازم است نسبت به استقرار سیستم نرم افزاری موجودیها اقدام شود . برخی ازدلایل وضرورتهای اصلاح حساب موجودیها در دانشگاه های علوم پزشکی و احد های تابعه بشرح ذیل می باشد:

  · بدلیل بکارگیری روش نقدی بجای روش تعهدی در دانشگاه های علوم پزشکی و واحدهای تابعه، اطلاعات ریالی مربوط به موجودیها طی سنوات قبل در دفاتر حسابداری ثبت ومنعکس نشده است.

  · در اغلب موارد از سیستم های نرم افزاری جهت ثبت ونگهداری اطلاعات مربوط به موجودیها استفاده نشده و در مواردی که از نرم افزار استفاده می شود نرم افزارهای فوق از قابلیت های لازم برخوردار نمی باشد .

  · موجودیهای انبار های دانشگاه علوم پزشکی و احد های تابعه، بطور مناسب طبقه بندی وکد گذاری نشده است.

  · موجودیهای دانشگاهها و واحد های تابعه طی سنوات گذشته بطور مناسب شمارش وانبار گردانی نشده است

  · اطلاعات مربوط موجودیهای امانی نزد دیگران و موجودیهای امانی دیگرا ن نزد ما بطور مناسب در سوابق مالی منعکس نشده است .

  · اطلاعات مربوط به موجودیهای بدون مصرف و فاسد شده وکم گردش بطور مناسب شناسایی و در سوابق مالی درج نشده است .

  · بدلیل عدم بکارگیری افراد متخصص در بخش ثبت وطبقه بندی موجودیها در اغلب موارد نظارتهای موثر در این بخش اعمال نشده است .

  · دانشگاه فاقد آئین نامه مناسب جهت نگهداری ،حفاظت و طبقه بندی مناسب موجودیها می باشد .

  · پراکندگی جغرافیای واحد های تابعه دانشگاه های علوم پزشکی ، روشهای خاص ردیابی و نظارت بر حساب موجودیها را اقتضاء می نماید ، این روشها مدون نشده است .

  2-4- مزایای اصلاح حساب مو جودیها

  · با توجه به سیاستهای کلی وزارت بهداشت درجهت استقرار سیستم حسابداری تعهدی بجای حسابداری نقدی در دانشگاه های علوم پزشکی و واحد های تابعه دراختیار داشتن اطلاعات کامل واصلاح شده موجودیها امری اجتناب ناپذیر می باشد.

  · اصلاح حساب موجودیها راه اندازی سیستم های نرم افزاری را تسهیل می نماید.

  · اصلاح حساب موجودیها موجب تقویت ساختارکنترلهای داخلی دانشگاه در جهت حفاظت از موجودیها می شود.

  · اصلاح حساب موجودیها دسترسی به اسناد حسابداری مصرف موجودیها وبه تبع آن محاسبه سود وزیان واحد هارا تسهیل وامکان پذیرمی نماید .

  · اصلاح حساب موجودیها منجر به ارائه اطلاعات واقعی مربوط به موجودیها به مدیریت دانشگاه های علوم پزشکی شده و به آنان دراتخاذ تصمیمات مناسب مدیریتی یاری می رساند.

  · اصلاح حساب موجودیها موجب ارائه صورتهای مالی اساسی به شکل مناسبتری می شود.

  · اصلاح حساب موجودیها، فرآیند حسابرسی دانشگاه های علوم پزشکی و واحد های تابعه را تسهیل می نماید.

  · دستیابی به گزارش تجمیعی موجودیها ( کلیه انبارهای دانشگاه علوم پزشکی استانها و واحدهای تابعه ).

  5- بکارگیری نرم افزار های موجودیها

  در سالهای اخیر با بکارگیری تدریجی سیستم های نرم افزاری حسابداری ، استفاده از نرم افزار های مقداری وریالی موجودیها رایج شده و استفاده از روشهای دستی دربخش موجودیها ،تقریبا منسوخ شده است .برخی از مزایای بکارگیری سیستم های نرم افزاری موجودیها بشرح ذیل می باشد:

  1-5-مزایای بکارگیری سیستم های نرم افزاری موجودیها

  1. سهولت وسرعت بخشیدن به دسترسی اطلاعات مربوط به موجودیها.

  2. ثبت اسناد حسابداری مربوط به مصرف ماهیانه و سالیانه موجودیها از طریق سیستم نرم افزاری .

  3. سهولت در دسترسی به اطلاعات مربوط به قیمت تمام شده وسود وزیان در دوره های کوتاه مدت (به دلیل ثبت ماهیانه اسناد حسابداری مصرف در دفاتر حسابداری).

  4. اخذ گزارشات مدیریتی مربوط موجودیها از جمله حد سفارش موجودیها وحد بهینه موجودیها.

  5. سرعت بخشیدن به فرآیند بستن حسابها در پایان سال مالی وتهیه صورتهای مالی سالیانه .

  6. تقویت کنترلهای داخلی مربوط موجودیها ، بویژه فراهم نمودن شریط لازم برای انبار گردانی موجودیها.

  2-5-مراحل استقرارسیستم نرم افزاری موجودیها

  عملیات استقرار سیستم نرم افزاری موجودیها مستلزم در اختیار داشتن اطلاعات اصلاح شده وصحیح مربوط به هریک از سرفصل های موجودیها می باشد .در صورت آماده بودن اطلاعات فوق مراحل استقرار وبکارگیری سیستم فوق ، بشرح ذیل می باشد: