درعصر تکنولوژی، اطلاعات و اطلاع رسانی به عنوان مهم ترین و غنی ترین منابع اطلاع رسانی می باشد. مدارک پزشکی بعنوان سوابقی ذی قیمت از فعایتهای گروه بهداشتی و پزشکی و نشانگر فعالیت کادر بیمارستانی و والاترین و با ارزش ترین راهنما در برنامه ریزی و تصمیم گیری می باشد.
نقش و اهمیت مدارک پزشکی
از این رو درک اهمیت والای آن به مثابه توسعه فکر و بینش اطلاعاتی است.
واحدهای زیرمجموعه
۱-پذیرش بستری
پذیرش بیماران جهت بخش های بستری انجام می گیرد.
۲- پذیرش سرپایی
۴-بایگانی پرونده ها
۵-کدگذاری
کد گذاری بیماریها عبارت است از تخصیص کد های استاندارد تعیین شده از طرف WHO در کتاب ICD ۱۰ به بیماریها، اقدامات پزشکی، سرطان ها و علل خارجی
۶- اسکن پرونده ها
۷- مدیریت اسناد
۸- جوابگویی ارباب رجوع
اهداف اختصاصی
۱-ایجاد یک سیستم کارامد برای نگهداری پرونده کامل بیماران و سهولت دسترسی و بازیابی پرونده ها
۲-فراهم کردن زمینه تداوم مراقبت از بیمار در مراجعات بعدی
۳-پاسخگویی مناسب به مراجعین، مراجع قانونی، پزشکان و پرستاران
۴-افزایش رضایتمندی مراجعین با عملکرد صحیح و موثر در واحد بایگانی مدارک پزشکی
۵-تشکیل پرونده پزشکی جهت کلیه ی بیماران
۶-بهینه سازی پرونده ها مبتنی بر اطلاعات صحیح و دقیق و قابلیت دسترسی سریع
۷-تلاش درجهت کاهش کسورات
۸-کنترل اوراق پرونده های تحویلی به مدارک پزشکی از نظر کمی وکیفی
شرح وظایف مسئول بخش مدارک پزشکی
۱- تقسیم کار بین پرسنل تحت سرپرستی و نظارت بر نحوه صحیح عملکرد ایشان
۲- شرکت در کمیته های بیمارستانی ذیربط و تنظیم و پیگیری صورتجلسات کمیته مدرک پزشکی بعنوان دبیر کمیته
۳- نظارت بر صدور جواز دفن و گواهی ولادت
۴- نظارت بر تکمیل بودن پرونده ها در زمان پذیرش تا ترخیص بیمار
۵- تهیه گزارشات ، اطلاعات و آمارهای مختلف برای مقامات ذیصلاح
۶- پیگیری نامه های اداری و قضایی(بیمه ، پزشکی قانونی ، دادگاه ، نیروی انتظامی و ...) با رعایت اصول محرمانگی
۷- برآورد و پیگیری نیازهای بخش مدارک پزشکی
۸- نظارت بر ورود و خروج پرونده ها
۹- نظارت بر نحوه پاسخگویی به شکایات قانونی
۱۰- همکاری در تحویل پرونده جهت امور تحقیقاتی
۱۱- درخواست و نظارت بر تهیه کلیه فرمها و پوشه های پرونده های بیمارستانی
۱۲- بررسی و تحقیق درباره طراحی و اصلاح بهبود فرمهای مدارک پزشکی ، روشهای کار ، وسایل ، جا و مکان بخش مدارک پزشکی
۱۳- بررسی آمار و گزارش اقدامات واحد مربوطه به صورت ماهیانه جهت ارائه به مقام مافوق
۱۴- شرکت در برنامه های آموزشی- تحقیقاتی و مطالعه آخرین پیشرفتها در زمینه شغلی
۱۵- آموزش تئوری و عملی افراد تحت نظر
۱۶- نظارت بر رعایت نظم و انضباط اداری پرسنل
۱۷- پیگیری تأمین نیروی انسانی در واحد مربوطه
۱۸- تهیه برنامه کشیک پرسنل و محاسبه ساعت اضافه کار و امتیاز طرح مشارکت کارکنان با هماهنگی واحدهای ذیربط
۱۹- ارزشیابی سالیانه و ماهیانه کارکنان تحت پوشش
۲۰- برنامه ریزی ، تقسیم کار و در صورت مرخصی جایگزینی نیرو در واحد مربوطه
۲۱- نظارت بر عمکرد و نحوه برخورد کارکنان تحت پوشش.
۲۲- برقراری ارتباط منطقی بین بخش مدارک پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان
۲۳- حضور و غیاب کارآموزان رشته مدارک پزشکی و کنترل آنها طبق چک لیستهای مربوطه
۲۴- همکاری و ارتباط نزدیک با پرسنل واحدهای بخش مدارک پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان
۲۵- دارا بودن حسن خلق و روابط عمومی بالا برای برقراری ارتباط با ارباب رجوع و پرسنل
۲۶- پیگیری و انجام اموری که از طرف مقام مافوق ابلاغ می شود