مدارک پزشکی(فناوری اطلاعات سلامت) مسئول واحد خانم توماج درعصر تکنولوژی، اطلاعات و اطلاع رسانی به عنوان مهم ترین و غنی ترین منابع اطلاع رسانی می باشد. مدارک پزشکی بعنوان سوابقی ذی قیمت از فعایتهای گروه بهداشتی و پزشکی و نشانگر فعالیت کادر بیمارستانی و والاترین و با ارزش ترین راهنما در برنامه ریزی و تصمیم گیری می باشد. نقش و اهمیت مدارک پزشکی به عنوان اساس برنامه ریزی و اطمینان از ادامه مراقبت بیمار به عنوان ابزار ارتباطی بین پزشکان و دیگر کارکنانی که در مراقبت از بیمار سهیم می باشد. تهیه مدارک مستند از جریان بیماری و درمان بیمار  به عنوان اساس مطالعه، بررسی و ارزشیابی روند درمان بیمار   کمک و پشتیبانی قانونی از بیمار، بیمارستان و کارکنان مسئول تهیه اطلاعات برای استفاده در هزینه های درمانی آموزش و پژوهش  از این رو درک اهمیت والای آن به مثابه توسعه فکر و بینش اطلاعاتی است. واحدهای زیرمجموعه ۱-پذیرش بستری پذیرش بیماران جهت بخش های بستری انجام می گیرد. ۲- پذیرش سرپایی ۴-بایگانی پرونده ها ۵-کدگذاری کد گذاری بیماریها عبارت است از تخصیص کد های استاندارد تعیین شده از طرف WHO  در کتاب ICD ۱۰  به بیماریها، اقدامات پزشکی، سرطان ها و علل خارجی ۶- اسکن پرونده ها ۷- مدیریت اسناد ۸- جوابگویی ارباب رجوع پاسخ به مکاتبات از ادارات و سازمانها مکاتبه با ادارات بیمه درخواست شخصی با توجه به رعایت قوانین ارائه رونوشت پرونده بیماران حسب درخواست سازمانها و نهاد های دولتی اهداف اختصاصی ۱-ایجاد یک سیستم کارامد برای نگهداری پرونده کامل بیماران و سهولت دسترسی و بازیابی پرونده ها ۲-فراهم کردن زمینه تداوم مراقبت از بیمار در مراجعات بعدی ۳-پاسخگویی مناسب به مراجعین، مراجع قانونی، پزشکان و پرستاران ۴-افزایش رضایتمندی مراجعین با عملکرد صحیح و موثر در واحد بایگانی مدارک پزشکی ۵-تشکیل پرونده پزشکی جهت کلیه ی بیماران ۶-بهینه سازی پرونده ها مبتنی بر اطلاعات صحیح و دقیق و قابلیت دسترسی سریع ۷-تلاش درجهت کاهش کسورات ۸-کنترل اوراق پرونده های تحویلی به مدارک پزشکی از نظر کمی وکیفی   شرح وظایف مسئول بخش مدارک پزشکی ۱- تقسیم کار بین پرسنل تحت سرپرستی و نظارت بر نحوه صحیح عملکرد ایشان ۲- شرکت در کمیته های بیمارستانی ذیربط و تنظیم و پیگیری صورتجلسات کمیته مدرک پزشکی بعنوان دبیر کمیته ۳- نظارت بر صدور جواز دفن و گواهی ولادت ۴- نظارت بر تکمیل بودن پرونده ها در زمان پذیرش تا ترخیص بیمار ۵- تهیه گزارشات ، اطلاعات و آمارهای مختلف برای مقامات ذیصلاح ۶- پیگیری نامه های اداری و قضایی(بیمه ، پزشکی قانونی ، دادگاه ، نیروی انتظامی و ...) با رعایت اصول محرمانگی ۷- برآورد و پیگیری نیازهای بخش مدارک پزشکی ۸- نظارت بر ورود و خروج پرونده ها ۹- نظارت بر نحوه پاسخگویی به شکایات قانونی ۱۰- همکاری در تحویل پرونده جهت امور تحقیقاتی ۱۱- درخواست و نظارت بر تهیه کلیه فرمها و پوشه های پرونده های بیمارستانی ۱۲- بررسی و تحقیق درباره طراحی و اصلاح بهبود فرمهای مدارک پزشکی ، روشهای کار ، وسایل ، جا و مکان بخش مدارک پزشکی ۱۳- بررسی آمار و گزارش اقدامات واحد مربوطه به صورت ماهیانه جهت ارائه به مقام مافوق ۱۴- شرکت در برنامه های آموزشی- تحقیقاتی و مطالعه آخرین پیشرفتها در زمینه شغلی ۱۵- آموزش تئوری و عملی افراد تحت نظر ۱۶- نظارت بر رعایت نظم و انضباط اداری پرسنل ۱۷- پیگیری تأمین نیروی انسانی در واحد مربوطه ۱۸- تهیه برنامه کشیک پرسنل و محاسبه ساعت اضافه کار و امتیاز طرح مشارکت کارکنان با هماهنگی واحدهای ذیربط ۱۹- ارزشیابی سالیانه و ماهیانه کارکنان تحت پوشش ۲۰- برنامه ریزی ، تقسیم کار و در صورت مرخصی جایگزینی نیرو در واحد مربوطه ۲۱- نظارت بر عمکرد و نحوه برخورد کارکنان تحت پوشش. ۲۲- برقراری ارتباط منطقی بین بخش مدارک پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان ۲۳- حضور و غیاب کارآموزان رشته مدارک پزشکی و کنترل آنها طبق چک لیستهای مربوطه ۲۴- همکاری و ارتباط نزدیک با پرسنل واحدهای بخش مدارک پزشکی و سایر بخشهای بیمارستان ۲۵- دارا بودن حسن خلق و روابط عمومی بالا برای برقراری ارتباط با ارباب رجوع و پرسنل ۲۶- پیگیری و انجام اموری که از طرف مقام مافوق ابلاغ می شود