واحد دبیرخانه

 | تاریخ ارسال: ۱۳۹۷/۵/۱۹ | 

اهم فعالیتهای قابل ارائه در این واحد:

ثبت و ارسال نامه ها و جوابگوئی به ارباب رجوع و فاکس نامه های صادره و پاسخگوئی به مسئولین مرکز و مدیران در خصوص سوابق نامه ها

 

پرسنل تحت پوشش:  

-  متصدی امور دفتری: مریم جعفری، اسماعیل عباسی

-  نامه رسان: ابراهیم قربانی، محمد قناد معتمدی

-   بایگان: غلامعلی دباغ

-   تایپیست: مرضیه محمدی، الهام نظری

 

فعالیت های آموزشی جهت دانشجویان سایر رشته ها:

آموزش امور دبیرخانه به دانشجویان مدیریت

 

فرایندهای واحد دبیرخانه:

1) ثباتی:

دریافت ثبت و ارسال نامه های وارده و صادره، دریافت ثبت و ارسال نامه های داخلی (دست نویس، ثبت و ارسال حکم مأموریتهای پرسنلی، ثبت و تفکیک و ارسال احکام کارگزینی و پرسنل) دریافت و ارسال نتایج مکاتبات مشمولین وظیفه عمومی، انجام امور مکاتبات مربوطه به صورت جلسات قراردادها و کلیه کمیته های مرکز، پاسخگوئی به ارباب رجوع بصورت حضوری انجام امور مربوطه دریافت و ارسال فاکس

2) نامه رسانی: که به دو قسمت داخلی و خارجی تقسیم می شود:

توزیع نامه های صادره و وارده به افراد ذینفع، ارسال و پست نامه و بسته های پستی (کلیه مراسلات)

تفکیک نامه های قسمتها و واحد ها، ارسال و توزیع نامه ها به اشخاص و واحد های مختلف داخل و خارج از مرکز واحد رسید مکاتبات ارسالی و ... ارسال

(پست) صورتحسابهای طرف قرارداد مرکز، ارسال نتایج مشمولین کمسیون پزشکی نظام وظیفه ارسال و توزیع نامه های دفتر گروهای مستقر در مرکز، مراجع به بانکها و دیگر سازمانهای دولتی مانند اداره دارائی، اداره بیمه، دادگستری و استانداری و ... جهت پیگیری امورات محوله، رابطه بین مکاتبات همه گروههای آموزشی موجود در این مرکز با دانشکده پزشکی و ارتباطات با بیش از 300 واحد و بخش و سازمان در داخل و خارج از مرکز

3) امور تایپ:

تایپ و ویرایش انواع نامه های صادره مرکز شامل صورتجلسات، کمیته ها، نامه های ارباب رجوع، قراردادها، بخشنامه با و...

4) بایگانی:

جمع آوری سوابق مکاتبات روزمره، کلاسه زدن، و بایگانی نمودن اسناد و سوابق مربوط، پی گیری سوابق، پاسخگوئی به مسئولین و ارباب رجوع در خصوص تهیه سوابق

 

شرح وظایف:

- نظارت و رسیدگی به امر تحویل و ثبت و توزیع کلیه نامه‌های وارده، انواع قراردادها، احکام کارکنان رسمی و پیمانی و ارسال آن به واحدهای مربوطه 

- تفکیک و توزیع نامه ها 

- گرفتن فاکس و فاکس نامه ها   

- تایپ نامه ها و یادداشتهای اداری از روی پیش نویسهای خطی

- تایپ بخشنامه ها و یادداشتها

- تایپ احکام پرسنلی
- حفظ و نگهداری برخی از نامه‌های محرمانه و سوابقی که طبق دستور مافوق ارجاع می گردد
- تقسیم کار بین کارمندان مادون و ماشین نویسها و راهنمائی آنان.
- نظارت و رسیدگی به امر کلیه نامه‌های صادره وارسال آن به واحدهای ذیربط
- پاسخگوئی به ارباب رجوع و راهنمائی آنان
- ارائه روشهای مفید و موثر به منظور بهبود روش کار دبیرخانه
- نظارت در ارجاع و ارسال سوابق مورد نیاز مسئولین واحدها
- انجام سایر اموریکه در حدود وظایف از طرف مافوق ارسال می‌گردد
ذکر این نکته ضروری است که در دبیرخانه علاوه بر نامه ها، نشریات، اسناد، دعوتنامه ها و مدارک زیر نیز ثبت و شماره می شوند.


دفعات مشاهده: 222 بار   |   دفعات چاپ: 66 بار   |   دفعات ارسال به دیگران: 0 بار   |   0 نظر

کلیه حقوق این وب سایت متعلق به بیمارستان امیر المومنین (ع) کردکوی می باشد.

طراحی و برنامه نویسی : بیمارستان امیرالمومنین(ع) کردکوی